Určování priorit

Techniky pro nastavení priorit

• ABC analýza - úkoly zařazuje podle následujících kritérií
  
  A - naléhavé a důležité úkoly ( velmi důležité)
  B - důležité ale nenaléhavé úkoly (středně důležité)
  C - nejsou naléhavé ani důležité úkoly (málo důležité)
  
  Vlastní ABC analýza vychází na Paretovu pravidlu tzv. pravidlu 80/20 (Vilfredo Pareto 1848 - 1923, ekonom a sociolog).

• Paretova analýza znamená, že 80% úloh může být ukončeno v 20% času, který je k dispozici. Zbývajících 20% úloh bude trvat 80% času.

• Eisenhowerův princip - Podle Eisenhowerova principu je možné všechny činnosti rozdělit do čtyřkvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti. Tento princip využil např. Stephen R.Covey.
  
  První kvadrant - tvoří ho naléhavé a důležité úkoly, které jsou nutné provést hned bez odkladu např. práce s pevně stanovenými termíny, krize.
  
  Druhý kvadrant - důležité úkoly, ale nenaléhavé. Prevence krizí, snažte se řešit problémy před tím, než vzniknou.
  
  Třetí kvadrant - úkoly a činnosti jsou naléhavé, ale nedůležité. Patří sem: korespondence, některé telefonáty, náhlá vyrušení. Snažte se činnosti v tomto kvadrantu omezit.
  
  Čtvrtý kvadrant - Obsahuje nenaléhavé a nedůležité úkoly a činnosti. Nezpůsobují vám únavu ani stres. Patří sem příjemné činnosti. Činnosti ze třetího kvadrantu ztratí důležitost a přesunují se sem.
  
  
  
  
  
  
  Zloději času
  
  Člověk se musí naučit rozeznávat své zloděje času a pokus se je co nejvíce eliminovat (vyloučit, postupně vyřazovat). Jejich nerozeznáním se nám nepodaří plán přenést do skutečnosti. Svůj podíl na tom mají tzv. zloději času nebo také časožrouti.
  
  Zle je rozdělit do dvou velkých skupin:

• vnitřní - nestanovené priority a cíle, neplánování, dělání příliš věcí najednou, neschopnost odmítnout a říci „,ne", snaha o perfekcionismus ( touha být dokonalý).

• vnější - špatné vedení porad, neschopnost zvládat konfliktní situace, vyrušování jinými lidmi. Okolí se k nám bude chovat tak, jak mu to my dovolíme. Je nutné si jasně stanovit pravidla a dodržovat je. Musíme je ctít i vůči ostatním.
  
  
  Odmítání
  Je důležité umět posoudit nedůležité úkoly, a v případě potřeby je odmítnout. Lidé s tímto mají často problém, a cítí se považovány za sobce. Proto bychom měli odmítnutí provést zdvořile a s určitým argumentem. Neberte na sebe povinnosti druhých.
  
  Vyrušování
  Už se vám stalo, že řešíte pouze maličkosti a nedostanete se pořádně ke své práci? Vyrušování může být i v podobě zapnutého skypu, neustálé vyzvánění telefonu, nebo upovídaní kolegové. Telefonujte a smskujte, jen když je to potřeba. E- mail nechte klidně naplnit, pokud by to bylo životně důležité, kontaktují Vás telefonem. Od práce vás odvádí neustálé přepínání mezi soukromým a pracovním životem? Důležité je stanovit si určitá pravidla a snížit rušiče na minimum.
  
  Odkládání
  Řešte naléhavé a důležité úkoly jako první. Nikdy je neodkládejte a nespoléhejte na to, že se sami vyřeší. Nepříjemným věcem se postavte čelem.
  Schůzkování
  Pozvěte klienta do kanceláře. Předejdete tím zbytečné ztrátě času v dopravní zácpě, hledáním parkovacího místa apod.
  
  Nedostatek odpočinku
  Chcete- li odvádět dobré výkony, musíte se cítit fit.
  
  Nepořádek na pracovišti
  Udržujte si pořádek, ten vám urychlí práci.
  
  Nedostatečné pracovní nástroje
  Pomalé počítače a tiskárny.

Mnoho těchto žroutů času si způsobujeme sami pracovními návyky. Snažme se je jednoduše změnit a vytvářet si co nejvíce vhodných zvyků.

Zdroj: Stephen R. Covey kniha „7 návyků vysoce efektivních lidí"