Pomůcky a jejich využití

Jaký nástroj si vybrat?

Je důležité si vyzkoušet co nejvíce přístrojů a posoudit jejich přehlednost. Každému vyhovuje něco jiného, záleží to na druhu vykonávané práce na řešení úkolů. Jiný systém používají třeba asistentky a jejich generální ředitelé. Pomůcky vhodně doplňují naše plánování. Máme v zásadě dvě možnosti, které je možno kombinovat - papír a elektroniku.

Papírové pomůcky

Výhody: jednoduchost ovládání, nízká pořizovací cena. Bezpečnost dat bez nutnosti zálohovat. Nehrozí vybití baterie v nejnevhodnější okamžik a nenapadne je virus. Nepoškodí je pád na zem. Rychlost zaznamenání a vzhlédnutí během okamžiku.

Nevýhody: Problém nastane tehdy, pokud nastanou změny v plánování. Jejich škrtání a přepisování způsobí nepřehlednost. Nevhodné pro složitější plánování, neexistuje propojení mezi jednotlivými odkazy činnosti.

• Kalendáře a diáře - jsou nejpoužívanější pomůckou při plánování. Slouží pouze k záznamu termínů a každému dni odpovídá jedna strana.
• Plánovací systémy - složité provázané systémy tj. diáře v deskách s velkým množstvím účelových oddělovačů. Obsahují listy na poznámky, sekci na telefonní čísla a adresy, informace o mezinárodních svátcích atd. Pořizovací cena je nákladnější a pohybuje se od 500 do 15 000kč.

Elektronické pomůcky

Výhody: skladnost, kapacita (dokáží pohltit mnohem více informací), umožňují komunikaci s okolním světem v podobě připojení k internetu. Data se dají snadno přepisovat a mazat a nedochází tím k nepřehlednosti. Data si můžeme chránit před okolím heslem.

Nevýhoda: malá přizpůsobivost našemu stylu a zvyklostem. Struktura je daná systémem.

• Digitální diáře a databanky - plní funkci zaznamenání toho co se má stát a co se stalo. Najdete je v mnoha provedeních a za příznivou pořizovací cenu.
• Osobní počítače (stolní, přenosný) - vybavený vhodným programem na plánování času. Představitelem je Microsoft Outlook. Nevýhoda stolních počítačů ( do určité míry i přenosných počítačů) je jejich malá mobilita.
• Kapesní počítače a počítače do dlaně - jsou souhrnně označovány jako PDA (Personal Digital Assistent, tedy osobní digitální pomocník). Předností je šíře využití, mobilita a komunikace. Obsahují i další funkce jako je budík, předrávač hudby a videa, mapy a navigaci, webový prohlížeč a další. Nevýhodou je vyšší pořizovací cena.
  
  Kapesní počítače je možné rozdělit podle dvou kritérií - podle koncepce a použitého operačního systému.
  
  Podle koncepce:
• Kapesní počítače (H/PC) - Handheld PC (počítač malých rozměrů, vybavený klávesnicí a dotykovým displejem).
• Počítače do dlaně (P/PC) - Palm-size PC (počítač velmi malých rozměrů s dotykovým displejem, kde klávesnice je nahrazena rozpoznáváním písma).
  
  Podle použitého operačního systému:
  
• Windows CE (Everex Freestyle, Cassiopeia E-100)
• EPOC, EPOC32 (Psion Series 5mx, Psion REVO)
• PalmOS (Palm III, Palm V)

Elektronický či papírový diář

Papírový diář - rychlost zaznamenání a vzhlédnutí během okamžiku. Tyto kalendáře máte neustále na očích a úkoly si můžete pohledem neustále dle potřeby kontrolovat. Papírový diář může působit naše obchodní partnery profesionálněji. Vidí, že beru závazky vážně. Někomu vyhovuje hledat poznámky v ručně psaném textu. Diáře máme různých formátů a provedení - kapesní, velké diáře přes větší formát A5, nástěnné a stolní, kroužkové, lepené i spirálové.

Elektronický diář - diář je obsažen v telefonu. Šetří nám místo a nemusí se na rozdíl od papírových diářů třeba každý rok měnit. Na některé obchodní partnery může působit méně esteticky a tak trochu nevychovaně. Vypadá to totiž jako když někomu píšeme smsku.

Závěr: Takový, jaký vám vyhovuje. Odpovídá našim nárokům a finančním prostředkům. Diář pro vás musí být dobrým pomocníkem a vést vás ke splnění důležitých úkolů.




Zdroj: http://www.diplomky.net/cs/absolventske-prace/62/342