Efektivní porada

Porada = ztráta času? /efektivní vedení porady

Pro některé účastníky pracovní porada znamená ztrátu času spojenou s pocity flustrace. Porady jsou nezbytnou součástí každé manažerské funkce. Nezaměřujte se na to co se špatně odehrálo, ale zamyslete se nad tím jak to provést příště lépe. V žádném případě se nesmí vést porady monologem nadřízeného. Nechte prostor všem zúčastněným. Můžete tak dojít k novým poznatkům a strategiím. Docílíte tím, zvýšení motivace k dalším činnostem.

Typy porad:

• Formální porada - jedná se o pravidelné porady managementu a řeší se připravené body programu
• Účelová porada - svolávají se dopředu, program není pevně stanovený a řeší se na základě operativního problému.
• Řešitelská porada - řeší se technické, konstrukční nebo technologické problémy.
• Informační porada - dochází zde k výměně jednotlivých názorů např. briefingy ( informativní schůzka, tisková konference).
  a) krátkodobé -5-10min
  b) za delší časové období

Přínosy porad samostatným účastníkům

Získání informací.
Možnost odstranit překážky v práci.
Vyměnit si zkušenosti.
Chuť tvořit a udělat maximum pro úspěch firmy.

Přínosy porad firmě

Pomáhají rozpoznat firemní problémy a jejich analyzování.
Jsou prostředkem pro zvyšování pocitu „sounáležitosti".
Jsou příležitostí pro „rozmrazení" zafixovaných postupů.
Umožňují lepší koordinaci organizačních složek.
Dokáží soustředit pozornost a úsilí pracovníků na hlavní firemní priority.

10 základních pravidel pro vedení porady

1. Připravte si pomůcky např. flip-chart, kopie materiálů, prezentace apod. Začínejte včas - zvolte si začátek jednání a dodržujte jej.

2. Jasný program a cíl - je třeba si před poradou určit: Co? (body jednání, podklady) ,Kdo? (předsedající, účastníci),Kdy? (den, denní doba) Kde? (místo odpovídají počtu zúčastněných),Jak? (způsob projednání) ,Proč? (co očekávám, výsledek, rozhodnutí) ,Kolik? (jak dlouho, náklady)
Je třeba probrat obvykle ideálně 3-10 záležitostí.

3. Určete zapisovatele - okamžité zaznamenání a vytváření poznámek vede k odstranění nejasnosti...efektivní vyžití času
pomůžete tím nezúčastněným osobám a zhodnotíte jim tím, co se dělo v době jejich nepřítomnosti. Rozdělíte si tím úkoly, kdo , co ,kdy a kde bude dělat

4. Shrnujte a rekapitulujte - při delších časových diskuzích proveďte shrnutí. Uveďte také vyřešené body.

5. Držte se struktury diskuze a nenavrhujte hned řešení, ale žádejte doložení fakty. Rozhodnutí bude na základě doložených čísel ( prodej, zisk, úspora).

6. Nedělat malé porady - raději jednu a větší než méně malých. Poradu proveďte tehdy, je- li k tomu důvod. Velkou poradu si rozdělte na jednotlivé témata . Dělejte pravidelně přestávky, protože cca po 45 minutách klesá pozornost zúčastněných. Docílíte tím většího přehledu o probíraných věcech, větší efektivity, flexibility a nebudete zbytečně ztrácet čas nad nepodstatnými věcmi.

7. Vtáhněte do aktivní účasti všechny, vytvářet klima otevřenosti.

8. Dodržujte program a časem zbytečně neplýtvejte. Nikdy zbytečně neprotahujte 10minutovou poradu na hodinovou.

9. Zvládejte konflikty

10. Dodržujte stanovený čas konce porady a v závěru buďte pozitivní - Stanovte si dobu trvání a čas věnovaný jednotlivým tématům, která budou trvat cca 10-15 minut. Celková doba by neměla přesáhnout hodinu. Nepůsobí to na jedince psychicky a ztrácíte tím úsporu času.

Efektivní porada záleží na chování a typu :

• předsedajícího
  
  direktivní typ - preferuje disciplínu, důslednost, solidní přípravu, ale málo připouští diskusi a těžko změní názor
  přátelský typ - nedodržování času a disciplíny
  detailista (puntičkář) - vše do detailů připraví, dodržuje začátky, ale konce protahuje. Nedokáže měnit své rozhodnutí.
  ambiciózní typ - má promyšlený cíl,plán porady, rychle přijímaná rozhodnutí, stručné a jasné zápisy; chce vždy zvítězit a proto je s ním těžká diskuze a přesvědčit ho v opak.
  kliďas (flegmatik) - často řídí porady s nadhledem, zaměří se na priority, zvládá konflikty, moc mu neříká odpovědnost a dochvilnost.
  byrokrat - organizuje pravidelné porady, s pevným program
  dezorganizovaný typ (chaotik) - má špatnou organizaci porad, výhodou je jeho pružnost při rozhodování.

• samostatných účastnících
  
  pozitivní typ - působí na své členy týmu a je pro ně velkým přínosem, dokáže situaci uklidnit
  upovídaný typ - je třeba ho poslouchat (dobré nápady, myšlenky), pokud vede dlouho monolog, je nutno ho slušně přerušit.
  učitel - člověk s velkým přínosem (vědomosti), má tendenci poučovat a tím v nás může vyvolat pocit nechutenství.
  plachý typ - musíme ho vtáhnout do dění - téměř vždy dobře reaguje.
  pochybovač - má pochybnosti , není spokojen, snaží se nachytat ostatní, že to dělají špatně
  hádavý typ - nesouhlasí s některými názory a je potřeba ho krotit rozumnými argumenty
  nezúčastněný typ - snažit se je vtáhnou do dění a klást jim přímé otázky.

Zvláštní typy porad

Brainstorming (do češtiny přeložený jako bouře mozků)

Autorem této metody je Allex Faickney Osborn ( reklamní pracovník), je založena na principu, že více lidí ve skupině více vymyslí, než kdyby byli jednotlivě. Jedná se o skupinovou techniku, kdy zúčastnění mají společně vymyslet co nejvíce nápadů na dané téma. Mluví se o problémech. Zakázáno je kritizovat . Tato technika v sobě ukrývá uvolněnou fantazii, inspiraci, co nejvíce možných nápadů.

Writennig to samé co brainstorming, ale zde se o problémech píše a nemluví se o nich.

Think tank ( mozkovna), nebo také think factory ( továrna myšlení) Založena na rozdílných zkušenostech lidí ( stejných i rozdílných oborů). Technika se řídí heslem " víc hlav víc ví" typická v oblasti politiky a ekonomiky.

Zdroj: http://pavel.lasakovi.com/dovednosti/time-management/efektivni-porada/, http://blog.zarohem.cz/clanek.asp?cislo=232, http://www.orlita.cz/detail.php?clanek=61