Elektronická pošta

Průkazná adresa - Adresát by měl být schopen vyčíst z vašeho e- mailu Vaše jméno popř. název firmy př.jmeno.prijmeni@nazevfirmy.cz. U zaměstnanců, kteří mají na starost komunikaci se zákazníky či malé firmy mají před zavináčem pouze křestní jméno př. jmeno@nazevfirmy.cz . Na adresáta to působí osobněji. Nevhodné je před zavináčem používat různé zdrobněliny jmen a přezdívek apod.

Pole obsahující text musí obsahovat věcné a přehledné informace. Jednotlivé záležitosti oddělujte odstavci. Působí to přehledněji. Při psaní textu používejte diakritiku ( výjimkou je odesílání e- mailů do ciziny, kde se diakritika nezobrazuje a adresát by mohl mít problémy se čtením).Pokud e- mail má obsahovat více požadavků rozdělte je do více e- mailů a adresát si je může řešit podle důležitosti.

Při psaní nezapomínejte oslovení a připojit podpis. Neutrální je např. Dobrý den, Vážený pane Dvořáku, Vážený pane řediteli. Nevíte- li komu e- mail přímo dojde používejte oslovení „Vážení" apod. V záložce si nastavte automatický podpis ( jméno, funkci, název podniku, adresu, telefon, e- mail, webovou stránku podniku popř. logo).

Pole " Předmět" vypisujte vždy, jinak by mohl být rozpoznám jako nositel viru či spam. Název pro předmět by měl být stručný a měl by vystihovat obsah celého sdělení.

Pole „Kopie" - zpráva je odeslaná všem uvedeným adresátům každý z nich vidí adresy ostatních příjemců.

Pole „ Skrytá kopie"- zpráva je odeslaná všem uvedeným adresátům, ale ti však nevidí adresy ostatních příjemců. Při odesílání informačních e- mailů.

Pole „Příloha" může obsahovat datové soubory, fotografie, zvukové klipy, prezentace apod. Je- li příloha větší velikosti může to způsobit problémy s odesíláním. Je vhodné to rozdělit do více částí. Na přílohu adresáta upozorněte a napište mu co obsahuje. Přílohy, o kterých nevíte raději nechte zkontrolovat antivirovým programem. Podezřelé přílohy neotvírejte a raději hned smažte.

Tlačítko „Odpovědět" - adresátovi se zobrazí celý přijatý text, takže si může všechno znova pročíst a vybavit si oč jde.

Tlačítko „Přeposlat" - pokud vám přijde zajímavý text můžete ho přeposlat, pouze vymažte oslovení, rozloučení... Nechte pouze podstatné informace.